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 EvernoteのCJK版、モニター開始

Windows上でEvernoteという、なんでも書き留める式のアプリを使っているのだが、これが便利なんである。 メモとかクリップとか、ファイルのリンクだとか、なんでもかんでもいっしょくたに入力しておき、あとはキーワード検索だけで一覧がでてきて、あっというまに目指したメモにたどりつける。 しかもOutlookのプラグインがあるので、Outlookのフォルダーのひとつとして扱うことができる。 だたし、欠点として日本語の直接入力ができない、というのがあった。 使い始めた当初、サポートにメールをしたらコントロールクリックでノートタイプを選ぶとRichTextが選べるようになる、という裏技を教えてもらい、これで日本語テクストの入力はできるようになったものの、 Rich Textのノートにはイメージを貼り付けることができない、などの不備は残っていた。

今朝、メールのインボックスにサポートからメールが届いており、 CJKバージョンのテストコードのダウンロードを開始したので試してみてください、とある。 以前文句を言った人に対してダウンロードアドレスを記したお知らせのメールが送られたらしい。 このテストコードはEvernote portableになっており、 メモリースティックに導入するタイプのものだが、 扱うデータファイルは同じフォーマットを使っているようで、従来のメモファイルもそのまま読み込むことができる。 Evernote Plusに比べると機能は少ないのだが、日本語入力のテストにはこれで十分、という判断なのだろう。

早速ダウンロードして使ってみる。 なるほど何も細工をしなくても日本語が入力できるわい。 少し使いこなしてみて、不満があればサポートにフィードバックすればよいのだな。  うん、 いつのまにかベータテスターにされてしまっている。(笑)

Evernote

EverNoteというNoteTakingのapplicationがフリーで供給されていて、最近V2にアップデートされた。 普通のテキストノートのほかにデジタルインクとかイメージファイルも取り込めるし、アプリケーションファイルとのリンクも可能なのでNotebook Databaseとして使える。 カテゴリー分けや、フリーフォームテキスト検索で必要な情報がすぐにとりだせる。 PalmのMemoLeafをステロイド強化したような感じのアプリケーション。 有料バージョンのEverNote Plusのほうはイメージやデジタルインクの中の印刷テキスト、手書きテキスト(判読可能であれば、という条件つきだが)までも検索できる。ただしイメージテキストの日本語検索は不可。 

困ったことに普通のテキスト入力では日本語が通らない。  だめもとでEvernoteのサポートに連絡したら、すぐに返事がきた。 Work Aroundがあるという。

1. New Note buttonをクリック.

2. new noteのところで, Note Type buttonを 普通のクリックのかわりに Ctrl+click

3. Rich Text Note (RTF)を選択

4. Asian characters が入力可能になります。

RTFをデフォルトの入力にしたいのであれば、 Tools>Options>Tape の画面で”Default Type”をCTRL-クリックすればRTFが選択できる、ただしこれをやるとWEB PageなどをCtrl-Vで貼り付ける場合にグラフィックをサポートできない可能性が出てくるが、添付のWeb-Clipperを代わりに使えば回避できるはず、

とのこと。

当方の環境、 英語が主体で、日本語は備忘録程度にしか使わないのでこれで十分。  これでPalmと連携できれば最強のアプリケーションなのだが。

 救世主とGTD

自分はどうもゴシップ好きな人間であるらしい。 

実は最近Take Back Your Life(以下TBYLと称す)という本を読んでいる。 副題に「MSアウトルックを使ってorganize」とうたってあり、アウトルックをメインに据えたLife management/Time managementの本であるが、使う言葉は異なるにしても、内容的にかなりというか、全面的にGTDとかぶっている。 そこでおやおや、と思って前書きを見たら、著者のSally McGeeは昔Russel Bishopという人が設立したProductivity Development Groupという会社でDavid Allenとはパートナーだった人で、そこで育んだ考えを共有しているそうな。  そこでさらにこの前書きを読み進んで行ったら、「精神的な支えとなってくれた、John Roger と John Mortonに謝辞をささげる。」という文面に出くわし、

フラグが立った。

John RogerというのはMSIAを創設した人であり、John Mortonはその後継者とめされる導師である。(野次馬根性で調べました)

ちなみにMSIAはメサイア、あるいはメシアと読むらしい。  信者数5000人ほどの教会組織になっているとの事。 さらに John Rogerは 信者達からはJ-Rという呼称で親しまれている。 GTDを持っている人は本を見ると判るが、David Allenも確かにJ-Rへの謝辞を前書きで述べている。 (ついでに言うと、Russel Bishop, Sally McGeeの名前も出てくる)

YahooのDTG_Palmフォーラムでこの関係についてネガティブなコメントをした人の理屈を色々考えてみたのだが、

GTDとかTBYLで最初に言っている頭の中のもやもやを全部リストに書き出してすっきりさせる→頭の中を空っぽにする。

という手法がもしかして宗教的な考えとつながるかな? 禅だね。

でも、こんなことは25年前に読んだCharls Hobbsという人のTimePowerという本にも書かれていた。 Time Managementとしては”常識・王道”の当たり前の考え方であろう。

MSIA関連のページを少し読んでみたが、「大いなる意志が働いて大きくなるのならそれもよし、現状維持ならそれもよし、小さくなれ、というのならそれも良し」 と ぜんぜん世界制覇の野望のようなものが見えない。 往年のカリフォルニアのフラワーチルドレンとかヒッピーコミューンの感じ。

TBYL自体は非常にうまく書かれている。 ここから初めよ、ということで、アウトルックの設定の仕方からTodoのカテゴリーの設定の指示まで詳しいので、自分で悩むことがない。 一応カテゴリーの切り分けはGTDでいうところのProjectとContext相当項目を合せて13項目、NoneのカテゴリーをCollecting Point(GTDのInboxに相当)に使え、となっているので、16項目までしか作れないPalmのDateBkと同期しても管理できそうだ。 また3フェーズの1.5フェーズくらいまでしか読んでいないが、少し試してみようか、という気になっている。 Outlookを前面に押し出しているだけあって出版社はマイクロソフトだ。 OutlookなのでWindows Mobileなら即、このシステムをHandheldで運用できる。 

うん、彼らは世界制覇の野望を持っているだろうな。(爆)

GTD とカルト

GTD自体、十分にカルトだと思うのだが、 その提唱者であるDavid Allenが MSIAという宗教団体(?)の一員であったというお話。GTD_Palmというフォーラムで「彼自身も彼の社員もすべてカルト団員。これを知ったとたんに本をゴミ箱に投げ捨てた。本を買ったり、GTD関連の商品を買ったりしたことが、カルト団体の資金源になっている。 知らずにGTDを他人に勧めてきた自分をすごく反省している。」という投稿があり、その後、喧々諤々の議論になっている。

まず上記の投稿がどこまで本当か、ということだが、

David Allenは確かにMSIAのministerである。

というのはMSIAの機関紙のページに記述があり、まず間違いない。

そのほかについては判らない。ただ、ググッてみるとGTDのセミナーがMSIAの新しい資金源になっている、とかGTDはMSIAの隠れ蓑で、セミナーなどを糸口に勧誘している、 などの非難(中傷)記事が出てくるのも確か。 でもそんなことを言い出したら「7つの習慣」のStephen Coveyだって、モルモン教徒だぞ。

自分としてはGTDはツールとして割り切っていることなので、その活用のしかたに変わりはないし、GTDの信奉者であることに変りはない、のだが、 MSIAという名前が出てきたら頭の中にフラグを立てるようにしておこう。

MSIAの内容についてはここが詳しい。 

http://religiousmovements.lib.virginia.edu/nrms/msia.html

回りまわって

GTDはGetting Things Doneの略だ。 日本語に直すと「やることをちゃんとやる」というようなニュアンスだが、 この言葉をそのままタイトルにしたTime Management、自己管理術(といっていいんだろうな)の本が発表されたのが、2001年、 以後、多くの信者を生み出している。

GTDを実践するのにPDA(Personal Digital Assistant)がどのように使えるかについては、原著者のDavid Allenも、Palm標準のTask (ToDo)をプロジェクトリストに使える(場合もあるだろう)くらいしか言っていない。 道具がなんであれ、自分に適していて、すばやく、簡単にそして楽しく利用できるものであれば、使うものは何でも使えばよい、というスタンスだからだ。

しかもプライオリティをつけるための仕組みをつくるのは時間の無駄だ、と説いている。(Priorityが必要ない、と言っているのではない)

PDAが紙のシステムより優れているのは、例えば同じtask itemを瞬時に@Officeから@waitingに切り替えることができる事だ、くらいしか書いていない。(このGTDの中核をなすcontextの思想については後述)

原著の後半で、「Palmを空港でいじっているうちに素晴らしいアイデアが生まれた。」という記述があるが、 これもGTDシステムを使うことにより、という流れの中の話。

要は、道具はどうでも良い。問題はそれを運用するシステムだ。

ということだ。

とはいうものの、折角Palmを持っている。 それもゲーム専用としてではなく、知的生産性の向上のために。 で、 GTDが知的生産性を上げるシステムだ、というのなら、Palmを使ってGTDをやってみようか、と考えるのは人のさがと言う物。

Palmが昔の電子手帳みたいに、標準搭載のアプリしか使えない道具というなら、そのアプリをどう活用するか、の工夫に労力を注ぐが、使えるアプリの数も多く、それぞれのアプリが特徴をもっているツールであるので、自分で自分なりのGTDシステムを構築することを考えなくてはならない。

「余分なアプリは購入しない。 標準搭載アプリだけで活用する」というのもひとつの見識で、いわゆるBasic 4なアプリを利用してGTDを運用していくことももちろんできるだろう。

一方では特定のアプリを中心にしてGTDの活用を図っている方達もいるみたいだ。

いるみたいだ、というのは、こういう人たちはそれぞれのホームページとかブログで、「自分はこうやっているんだよー。」と宣伝していたりする。 また、LifeBalanceとか NoteStudioのフォーラムでは、GTDに特化したシステムの話題で盛り上がったりしているのでそれと知れるわけ。

どのアプリを用いても、一概に言えるのは、Contextにより、Taskの表示を切り替えるという考え方。 これがGTDの根幹をなしているから、当たり前だが、 Stress-Freeの生産性向上をねらうなら、Tasklistからの次にやることの選定は、以下の順でやることになっている。

  • コンテクスト
  • 時間があるか
  • 今やる気力があるか [全部ここで駄目になりそうだ(爆)]
  • 重要度(Priority)

GTDを知らない人にこのコンテクストの概念を簡単に説明すると、”カレーライスを自宅で作る”というtaskのコンテクストは”@家”にあり、”@職場”ではいくらタスクリスト上にあっても、アクションがとれない。 ということだ。 できないことに悩んでもしょうがないので、職場で見るリストには表示しないほうがすっきりする。 これはtask listなどにdefaultで入ってくる”Personal”,”Business”というカテゴリーの分け方とは少し違う。 Personalなtaskでも職場でできる事であれば、そのコンテクストは@職場にあるからだ。

ついでに言うと、家に帰ってカレーを作ろうと思ったらルーが無い、というのでは困るので、実は上のタスクは”今夜、自宅でカレーを食べる”という”Project”の一部だ。  Projectは、実行可能なTaskまでとことんバラスことになっていて、”ルーとジャガイモを買ってくる”Taskは”@買い物”というコンテクストに属する事になる。

一般的なコンテクストとしてDavid Allenが挙げている項目は

電話、コンピューター、買い物、職場、日程(会議、面談など)、読書・れびゅーなどだ。 個人によって、項目を足したり、省略したりする。

標準搭載アプリのtask(ToDo)でコンテクストとプロジェクトの両方の管理をすることは、もちろん可能だ。

その場合、カテゴリーとしては以下のような感じになるだろう。

  • Project (個人)
  • Project (仕事)
  • @自宅
  • @職場
  • @電話
  • @PC
  • @買い物
  • @読書など、カテゴリーを切り替えながらTask管理、プロジェクト管理をする。 日程関係はCalendarを使えばよさそうだ。

カテゴリーが16項目しか設定できないという標準アプリの制約があるので、Projectの分類を子供、妻、家庭、財形、などどんどん多項目化し、さらにコンテクストでも@電車通勤、@夜勤、@家の中、@家の外、@週末などとだんだん増やしてくると対応できなくなってくる。

さらにTask項目はプロジェクトを分解したものだということであれば、階層化したくなるのが人情というもの。 そこで、BonsaiとかProgectなどのTaskに連携できるOutlinerを使う人が出てきた。

Project listをこれらのアウトライナーに入力しておき、その下にTask項目をぶら下げ、次に行うべきTask項目についてはTodoとリンクしておくようにチェックを入れると、Taskが標準搭載アプリのリスト上に追加される。 チェックを外すと、標準搭載アプリからは削除される。

自分はTask管理にはLifeBalanceを使ってきた。  LifeBalanceはタスク入力はアウトライン表示で入れていくが、Taskの表示はリスト表示になる、というものだ。 そしてこのタスクリストはPlaceという項目で区分わけできるようになっている。カテゴリーと同じだが、項目数に制限が無いし、OpenとClose時間を指定することによって、例えば夜の7時以降、朝7時前は@職場のTaskは表示させないような設定が可能だ。 さらにPlaceは他のPlaceを包含させることができるので、多項目のPlace(カテゴリー)を同時表示させることも可能。 このlifeBalanceの詳細な説明についてはここにManksさんが非常にわかりやすく書いてくれている。

さて、LifeBalanceを使っているときに”@買い物”のタスク一覧を見たときに”ジャガイモを買う”のは何のためか?ということを思い出すにはOutline表示に切り替えて親タスクを見る必要がある。(BonsaiではBackLinkで確認する) この例はまだしも、仕事のプロジェクトにおいて、例えば”見積もりの見直し”なんてTask項目が何件もあったりした場合、それが、どのプロジェクトの項目か、どのフェーズでのアクションか、などを確認するのに一々Outline表示に切り替えるのは面倒だし、 Outline表示にしたって、プロジェクトのすべてがわかるとは限らない。LifeBalanceはTask Outlinerだから、Projectの内容などのタスク項目以外のプロジェクト情報はどこか他においておかなければならない。 Task Noteに記入しておけばよいが、容易に検索できるものでもない。 またアウトラインにこだわると、TLI(Top Level Item)は自分の役割を書き込み(例:エンジニアの仕事、よき父親、家の財形管理、など) その下にそれぞれの役割に属する親プロジェクトをおき、さらにその下にサブプロジェクトがあり、そのまた下にプロジェクト、ということで、階層がどんどん深くなり、管理するのが大変になってくる。

などということを不便に感じた人たちがLifeBalanceなどのアウトライナーからNoteStudioに逃亡したらしい。

NoteStudioはPalm上でWikiを実現できるアプリだが、まずGTDというブックを作成し、その「本」のなかで1プロジェクトにつき、ページを1枚作成し、そのプロジェクトに関連したことは何でもそのページに書き綴っていく。 そして Next Action(次にやる項目)をひとつだけ決め、 その項目の前に[@Office]などとタグをつける。 こんな感じ

Project A子 (ページ名Project A子)

 このプロジェクトは世界一強い女の子と友達になるのが目標。

 ステップ1: C子と友達になる。

 ステップ2: [@Home]B子のお弁当つくりを手伝う。

 ステップ3: 学校で待ち伏せる

ホームページにもどると、コンテクストのリストがあり、ここにも[@Home]の表示があるわけだが、 NoteStudioの優れたところは、このタグをタップandホールドすると[@Home]にリンクしている項目の一覧をその場で作成してくれることだ。 これで自宅で実行可能なタスクの一覧が生成される。

Backlinks for[@Home]

GTD

  • [Project A子]B子のお弁当つくりを手伝う。

というように表示される。

リンクをタップすれば、 プロジェクトの全景が見えるようになっている、というしかけ。

実際にNSの画面を見ると、

f:id:A2-living:20061028062428j:image

と、なかなか美しく管理できるのだが、しばらく使っているとだんだん億劫になってくる。 表示モードは非常にすっきりしているのだが、見栄えにこると、ソースが複雑になるということだ。実際、上では綺麗に表示されるHome PageをEdit モードにすると こんなになる。

f:id:A2-living:20061028062503j:image

 実際のタスク入力はEdit モードでやらなければならない。 新しいタスクの挿入位置を探すだけでも大変だ。

なんて事を感じた人たちが今度は MemoLeafに逃げたらしい。

Memoleafの検索モードは2種類あって、ひとつはタイトルだけの検索、もうひとつは全文を検索する。

よって、タイトルの付け方に規則性をもたせておけば、Proj-Homeなどのキーワードによるタイトル検索で、キーワードを含むすべてのページの一覧が表示される。

f:id:A2-living:20061028062605j:image

ページのどこかに書いてあるコンテクストを探す場合は全文検索を行うのだが、これによって最初に表示されるのはプロジェクトの名を冠したタイトル行だ。 画面上のほうにある目玉を押してやると該当する行が表示される。

キーバンクという、頻繁に使うキーフレーズを記憶させておく機能がバージョン4からは付加された。これでTeikeiDAなどの、外部アプリに依存する必要がなくなった。 Findでタイトル行と検索された行との切り替えができるのもバージョン4からの機能。

MemoLeafは標準搭載アプリのデータベースをそのまま使っているのでそういう意味ではなんとなく安心のところがある。見栄えはNoteStudioより見劣りするが。

で、さて自分はどうすることにしたかだが。

しばらくNoteStudioを試してみたが、結局Life Balanceに戻った。上の理由が主だが、日本語がまだ完全に通らない、ということもある。 ただし、NoteStudioを使っていく上でついた知恵もある。

GTDでは何か入力があったらとりあえずInboxに全部入れておき、時間が空いたときにこれを整理することになっている。(ただし毎日)

以前はLifeBalanceそのものにINBOXというTLIを作って使っていた。 ただし、 ここからOutlineの本来の位置に項目を移動するのが結構面倒であった。 InBoxは気がついたときにさっとかけるメモパッドのようなもので代用すればよい、ということに気がついた。 DAでも適当なものがありそうだが、せっかくpToolsetをつかっているのだ。 16ページあるMagipadのPage Fをインボックスと定義し、 画面上のタップ一発で表示できるようにした。 ここからLifeBalanceのOutlineの適宜な位置への1行挿入はpScriptを使ってタップ2回で可能にしてある。

f:id:A2-living:20061028062655j:image

さらにlifeBalanceのProject 項目のノートにはメモのリンク先の記述を書くようにし、psLinkで、MemoLeafにProject Pageを作り、そこに飛ばすようにした。

長々と書いてきたが結論: MemoLeafのバージョン3から4へのアップグレードをとうとう購入してしまいました。 $7.00 でした。

GTDのさわりの部分にからめて、色々なアプリの使用法を書いてみた, が、GTDのこの部分はどうすんだ?と中身を知っている人ほどカバーできていない部分が見えるはず。 時間があったらまた書くつもり。

下に参考になるリンクをあげておく(ただし、英語)

LifeBalanceによるGTDの運用は開発もとのフォーラムで詳しく議論されている。 

NoteStudioによる GTDの参考ページはこちら

Dogmelon(NoteStudioの開発元)によるGTDのデモはこちら 

MemoLeafによるGTDの参考ページはこちら

 PDAを人前で出せるか

PDAを会議で使うことに抵抗を感じない?

という質問形式のエントリーがREさんのブログにあり、日本ではまだ抵抗感がありそうだという意見が多い。  

ここで少し考えた。

米国ではPDAが浸透している(いた?)せいか会議中にPDAを”いじっている”のを見ること自体に違和感はない。 古くはPalm Pilotの時代からスタイラスでメモっているエンジニアやセールスマンを見てきている。 

同時に、呼ばれはしたが自分にはあまり関係ない会議だと見て取れば、PDAでゲームをやっている輩も何回も目撃している。

会議の中では建設的な意見を出し、結論の抽出に貢献していれば態度が悪かろうがなんだろうがちゃんと仕事はやっているのであって、 この場合の態度(PDAを出してゲームをしているかも知れない。)を見てその人を評価するというのは極端に言えば結果無視のプロセス重視思考という事になるのではないか。 まあプロセスがよければ結果はついてくるという議論もあるが、 ISO9000をやったから会社がよくなったという話は聞かない。 あ、あれはプロセスが悪いか。

20年くらい前に読んだCharles HobbsのTime Powerという、日本風にいえば知的生産性をあげるための啓蒙本の中で、 その会議に自分が付加価値をつけられないと思ったのであれば「”Is there anything that I can contribute to this meeting?” 自分がこの会議に貢献できることはほかにあるか?」という質問をし、 なければ退出すべし、というのがあった。 

過去を振り返って、自分がいても無駄と思った会議中にこれをやったのは多分10回くらいだ。(最初はかなり勇気がいった)  じゃ、そのほかたくさんの無意味な会議では何をしていたか。 システム手帳を眺めて、Taskの見直しをしていた。 つまり内職だ。

冒頭のREさんのお題に戻るが日本ではPDAではなく、システム手帳に無心に何か書き込んでいれば会議ではそんなに目立たない?

おっと会議でサボるテクニックの話をしているのではなかった。 

4年位前になるが、 米国の某自動車会社のexecutive Groupを相手にプレゼンテーションをしたことがある。 2時間くらいのプレゼンテーションだったが、7割がたのexecutiveがノートパソコンを持って現れ、 Outlookでメイルを見ながらプレゼンを見ていた。 これを不真面目ととるか、マルチタスクをして効率よく仕事をしているととるか。 少なくとも米国のManagerは会議で8割がたの時間をつぶされているらしいので、時間をさいて プレゼに来てくれたことだけで感謝すべきなのかもしれない。

少人数の打ち合わせでも事情は同じ。 PDAを持ち出したからと言って態度が硬くなったり身構えられた経験がない(あるいは気がついてない)身には多分REさんの困った心境は分からないからえらそうなことは言えない。

会議の形態は紙の資料からOHP, TV会議からPowerPointを経てNetMeeting、WebConferenceの活用による多極会議、とどんどんハイテック化している。 Wifi化されたPDAで図表を示しながら会議に活用などの手段を駆使し、周りを啓蒙していかなければ今主要先進7カ国で生産性は最下位の日本、この先どうなるかわからない。 なりふりかまっている場合ではありません。 勇気を持ってPDAを持ち出すべし、 と思うわけではあります

その啓蒙の材料としてこんなビデオ(上から5項目目)があるんだけど

PDAを使ってみせて女の子にもてるってことはありえないから、やっぱりやらせですな。

7つの習慣 の事。

初めてStephen Coveyの声を聞いたのは1990年前後だったと思う。

当時、Audio-tech business book summaryという、書籍のダイジェスト版をオーディオテープに落として毎月送ってくれるというサービスが始まり、これを購読しはじめたのだが、このとき 聞いた中に、Seven habits of highly effective peopleという書籍が入っていた。 いわずと知れた「7つの習慣」である。

最初に聞いたときにはそんなに印象がなかった。 要するに車の中で聞き飛ばしてしまった。

ところがこのテープの最後の部分にStephenへのインタビューが入っていて、これがひっかかった。

本の中にも記述があるが、このときスティーブンはこんなことを言っていた。 「過去50年に発行された書物を見ると、いずれも目先の問題をどううまく処理するか、というところのHow-toものばかりであって、どうやって問題を解決するか、自分をどのように研鑽していくかというような事は述べていません。  それ以前、例えばフランクリンなどの著書は人間の価値をどう高めるかという事に主眼を置いていたのです。」 このとおりの事を言っていたのではないかもしれないが、自分はかれの発言をそのように理解し、いっぺんに彼のファンになってしまった。 早速本屋に走って原本を手に入れた。

しかし、しかしである。彼の唱える習慣というのは、結構実行することが大変なのである。

例えばThink Win Winという概念。

ゼロサム社会という考え方に慣れてきた自分にとって、このパラダイムの変換は並大抵なことではない。 それに言葉だけが先行して Winwinで行きましょうという輩は大勢いるが、 それは自分がWinすることが前提での話しで、時にはLoseまですることを考える、ところまで消化できている人は実はほとんどいない。 つまり、手段としてのWinwinであって、Winwinにならない場合は昔ながらのWinloseの関係に簡単にもどってしまう。 自分をさらけ出し、相手を信頼することが出来なければ、winwinの話などとてもできない。

まあ、なかなかできないから、何度も彼の著書を何度も読み返し、気持ちを新たにするわけだが、

そういうわけで、去年の初め頃に見つけた8th Habitという本も「8つめの習慣とは何か」という事で、買わないわけには行かなかったのだが、本文320ページ、参考文献と索引を含めると400ページ以上で、しかも読み飛ばせる内容ではなく、中身が本当にびっしり詰まっているのだ。  読めないでいたところに、去年の10月ころ、Franklyn Coveyの店でCDセット(CD13枚+DVD1枚)が安売りされているのに気が付き早速購入、 1ヶ月かけて通勤途中の車の中で聞き終えた。 

自分が何をなすべきか、「Voice」を聞きましょう。

Getting Things Done, David Allen

クリスマス休暇前になって、オフィスもなんとなく時間の流れが緩やかになってきたので、久しぶりに David AllenのWEB Siteを覘いてみた。  David AllenにはGetting Things Doneという著書があり、 この中に出てくるコンテクストでTask listの内容を変える、というコンセプトがLifeBalanceのPlaceの概念に良くマッチするので、Llamagraphicsのフォーラムで触れられていた。 のがきっかけで知るようになった。

この本はその頭文字をとってGTDと呼ばれており、 このコンセプトを使ったOutlookのプラグインが販売されていたりする。

自分はソフトウエアは使っていないが本のコンセプト自体はoutlookに応用し、その結果、InBoxの中身は画面上で見られるほどしか溜まらないくらいにすっきりさせることが出来ている。

サイトには無料でダウンロードできる資料がいくつかあって、 彼本人のPalm PDAの使い方とペーパーオーガナイザーの使い方の記事などもリストに載っている。

このダウンロード記事の中で、GTDの流れをフローチャートで記したものがあって、 彼の25ドルの本の中身は実はこの1ページのチャートにすべて現されていたりする。 英語を読むのが苦手な人は、このチャートを1時間ほどにらんでいるだけで、本を読む分の効果があるかもしれない。

このチャートの内容がおぼろげに理解できたら、Advanced Workflow chartというものも無料ダウンロードできるのでそちらの方も眺めておけば万全か(?)

と書いて登録したらGTDがキーワードとして認識されることに気が付いた。 もしやと思って見に行ったらなんと、日本語訳が2001年に出ている。

仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法“という長い題名がついている。 この本の定価が1890円で、これは原本のペーパバック版の値段に匹敵する。 翻訳本のほうが安いとは。

話は変るが Franklin Dayplannerと Covey International が合弁してFranklyn Coveyという会社になったのは多分90年の後半のことだと思っているのだが、それ以前に ディリープランナーの老舗であるDayTimerから”7Habits Organizer”という変形リフィルが販売されていた。  当然このシリーズはFranklinCoveyが発足した関係で打ち切られたのだが、  FranklinCoveyが現在販売しているリフィルには該当するようなものが見当たらない。

かなり厚手のレターサイズのストックペーパーに印刷され、裏表で一週間分。これを折りたたんでバインダーに収容するようになっていた。  非常に重宝していたのだが、 ちょうど自分もペーパーオーガナイザーからHP-200LXのPIMに移行中だったので、シリーズが中止になってもそれほどダメージがなかったようだ。

何故厚手かというと、パンチの部分にスリットが入れられ、リングを外さなくても、シートがスパッと取りはずせるようになっていた。

デイリープランナー(2ページ1日分)でよく聞く不満は、Tasklistを毎日書き込まなければならないというものだ。 Aはともかく、 B,Cアイテムを延々と書き移していくことになり、それで嫌気がさしてしまうというもの。 これ、経験者としては実に良くわかる。

かと言って1週間2ページのフォーマットでは書き込むスペースが少ない。 

PlannerPadのように最初から1週間2ページに特化しているプランナーもある。はっきり言ってかなり使いやすい。  大学ノートサイズのプランナーをいつも持ち歩くことを厭わなければ、かなり有力なAlternativeだ。

紙のプランナーをつかうのなら、上記のDayTimer製の7 Habits Organizerがベストだと思っているのだが、残念ながら、販売されていないのだ。

PDAなりプランナーなり、使う際の基本は「肌身離さず持ち歩く」 ことで、 自分にとっての最適のシステムはPDA+ペーパープランナーというところに落ち着くと思っている。 

Taskと住所録はPDA側でカバーできるし、効率が良い。 PDA側では見難い物、検索しにくいものをペーパ側においておく、 さらにスケッチとか、図解の類は現状のPDAはまったく不適当だ。 これはテクノロジーの問題というより、画面の大きさの問題。 あと何年かして、メモリー容量がさらに大きくなれば、紙で書いたものをそのままスキャンするなりデジカメで撮るなりして、書くほうはともかく、ストレージはすべてPDA、という時代になるかもしれない。

紙に書いておいたほうが良いと思うのは 

  • 自分の氏名などの情報(紛失したときのために)
  • 自分の生涯ゴール
  • 中期、長期の目標

など、 ダイナミックに変化しないもので、PDAを操作しなくても、常に目に見えるところにおいておきたい情報。 という事かな。

 まじめの続き

PDAの使い方の話からTo do action item listの活用法の話、そしてtime managementと、どんどん話が仕事の方向に近づいていく。 このブログをはじめたときに仕事の話はしないと決めているのだが、危ないあぶない。 かなりの低空飛行。

重要・緊急、重要・非緊急, 非重要・緊急, 非重要・非緊急の四象限の考え方についてのコメントがあったので、少し補足を。 それと頭に浮かんだことを取りとめもなく。

4象限の説明をしたあと、Hobbsは例題を出した。

「秘書がボスから「この書類のコピーを取ってきてくれ」と頼まれました。 これはどのQuadrantに属する仕事でしょう。」

日本流に直すと

「○○ちゃん、お茶持ってきて」とか言われたが、これはどんな仕事?という事になる。

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答えは「緊急かつ重要」(え!?) 秘書にとって、顧客(ボス)を満足させることが彼女のFirst Priorityだから。 お茶を入れる(あるいはコピーをする)事の価値が当事者の見方(パラダイム)によって違ってくるということ。

「うあー、どうしよう、××のプレゼの準備が間に合わなくなる」とそこで一言なげいて「あ、そうか、じゃ俺が自分でやるわ」と言わせるのは本人の器量。 建設技術者さんはこれを自然にやっている

ABCDにプライオリティ分けするとA,Bの仕事はいつも片付くがCとDの仕事が延々と残ってしまう。 そのうちCの仕事だったはずのものがAになってくる。はてこんなはずではなかった。 そのうちDだと考えた仕事までもがいつの間にか重要になってしまっていたりする。

たいてい人はおおかれ少なかれ緊急=重要 非緊急=非重要というような判断の仕方をしてしまう。 まずこのパラダイムを打ち破らないと このシステムは回らない。

Stephen Coveyが重要なタスク(大きな石)と雑用(砂)を限られた容器の中に入れるには、という話を以前から書いているが、8th Habit付属のDVDにはデモ映像がついてくる。 最初に砂を入れてしまった後から、石を入れようとすると、全部入りきらない。 しょうがないので、「恋人・伴侶との時間」とか「バケーション」とか書いた石は入れるのをあきらめ、「仕事」「上司とのつきあい」とかを入れるのだが、 その後、砂を取り出し、大きな石から順番に入れて最後に砂を注ぎ込むとあら不思議。 全部が容器に納まってしまいました。

大きなタスクのあとに、楽しい小さなタスクを予定しておく(例えば新しいデジカメを買いに行くとか) という工夫を誰かが言っていたが、これが砂の入れ方か。

理論というのは過去に色々経験し実践してきた秀でた人たちの経験の体系化であって、はじめに理論ありき、という事ではなく、 ある程度自分流にやってみて色々問題意識を持ってから勉強したほうがわかりが早いはず。

ケン・ブランチャードだったか、ロングレンジゴールと短期タスクのつなげ方についてのたとえ話。 (あるいは、どうしたら組織の一員としてのやる気がでてくるか、のたとえ話)

三人のレンガ積み職人が道端でレンガを積み上げていた。  何を作っているのか聞いてみた。

最初のレンガ職人 「見りゃ判るだろう、 レンガを積んでいるんだ。」

二人目のレンガ職人 「この道路の脇に高さ10メートル、幅50メートルの壁を作るんだよ、 立派な壁が出来るから見ていろよ。」

三人目のレンガ職人「ここに作る壁は、それは素敵な大聖堂の周り廊下の一部になるのさ。俺はそんな立派な建物の一部をまかされて作っているんだ。」

誰の仕事が一番出来が良いでしょう? 「ああ、今日も充実した一日だった。」と仕事の後、言えるのはどの職人さん?

ものの見え方の変移(パラダイムシフト) についての Stephen Covey が話す体験談(うろ覚えなので詳細が違う可能性あり))

ある日地下鉄に乗っていると、小さな子供を三人連れた父親が入ってきた。 子供たちは電車が動き出すとすぐに大はしゃぎで座席に飛び乗ったり走り回ったりし始めた。 父親はというと、まったく子供たちに関心を示さず知らん顔をしている。 しばらく我慢をしていたが、とうとう耐えかねて父親に文句を言ってしまった。 「あなたの子供たちでしょう、もう少し静かにさせてくれませんか?」 そこで初めて我に返った父親はつらそうな顔でStephenにこう言った。「あぁ、気がつかなくて申し訳ありません。 実はたった今病院から出てきたばかりで。あの子らの母親-私の妻ですが-の臨終に立ち会わなければなりませんでした。 あの子達もこんなことをしてはいけないのはわかっているはずなんですが、私自身もこれからいったいどうすればよいのか訳がわからない状態で、 本当にすみません。」 Stephenのそれまでのいらいらはいっぺんにどこかに吹っ飛んでしまう。 「それはお気の毒です。 何か私に出来ることはありませんか」 同じ状況下でも自分の気持ちの持ち方で周りの景色がすっかり変ってしまう。

 ちょっとまじめに過去を振り返る

建設技術者さんの書き込みをみて。

ここまで自分で理解してしまうってのはたいしたもんだなあと関心感心した。 これは ”Getting Things Done”(略してGTD, yahooにgroup forum あり)を書いているDavid Allen の言うところの Goalは実際Actionが取れる itemまでどんどん分解していってはじめてto do listに書き込むことができるタスクになる、という概念と同一だろう。

初めてタイムマネージメントの概念に触れたのは80年代の後半だったと思う。 Charles HobbsのTime Powerというオーディオテープが最初。 これはDaytimerというシステム手帳のカタログから購入した。 手帳の使い方の参考にと買ったのだが、自分にとっては最初の人生の教科書になった。 

Time ManagementというのはLife Managementの事であった、と合点したのだった。

今でも覚えている(つまり印象が強烈だった)ポイントを挙げると以下の4点になると思う。

1)Power of Concentration : 集中すると効率がよくなる。そのためにはTodo listを活用すること。 Todolistに書きこんでさえおけば”取りあえず”忘れることができる。目の前のtaskに集中できれば効率が上がる。

2)メモを書き散らかさずに全部Daytimerに書き込む。Daytimerをみれば載っている、あるいはDaytimerを見ればデータの出所がわかる、という形にすれば、あちこち情報を探し回る必要が無くなる。 この概念は現世のPDAと非常に相性が良い。 ただし、システム手帳の場合持ち歩く量に限りがある以上、常に取捨選択の必要にせまられ、強制的に定期的な見直しをかけざるを得なかった。 PDAだとメモリーの量を増やせばよいので昔の情報がそのまま残ってしまう弊害がある。 これはElectronic Documentすべてにいえることであり、このData のLife Cycleをどう扱うか、今の所、解を見つけられていない。

3)4 Quadrant System. 物事を緊急と非緊急、重要と非重要の象限で考える。 「非緊急・非重要」は捨てる。(あるいはやらないうちに大半が消滅する) 「重要・非緊急」を重点的につぶせば「緊急;重要」 項目はおのずと少なくなる。  この考え方はその後 Stevens Covey などの著書にも引き継がれて出てくる。

「緊急・非重要」の例えでHobbsが引き合いに出したのが電話。 電話がすべて重要・緊急ではないのに、ベルがなると反射的に取ってしまう。 目の前で重要な話をしていても取ってしまう。 「私は今あなたと話しをしている。 電話が鳴ったからといって取る必要はない。本当に重要ならまたかけてくる」と言った老女史の話には、はたとひざを叩いた。 これができないビジネスマンがいかに多いことか。 「すみません、今、手が離せないので後でこちらからかけなおします。」と言える人と、言えずに目の前の人をほったらかして週末のゴルフの予約の話に乗ってしまう人の能力差は確実に存在する。

4)自分の価値感を見つけ出し、何が自分にとって重要か、そこから生涯目標を描き出し、成就するための中間目標、短期計画を立てなさい、という自分にとってのUnifying principle発見の勧め。 今の啓蒙本なら当然のように書いてあるようなことかもしれないが、 当時の自分にとっては晴天の霹靂だったのだった。

そして同時にすごく英語の勉強になった。(笑) ほとんど同じ時期にTom Clancyの”Hunt for Red October”を読み、期せずして英語の原書を、それも2冊始めて読破した形になった。 クランシーのほうは読み出したら止まらない面白さだったのだが、Time powerのほうは本当に感激したのだと思う。 このときに得た自信がなければ、今も米国にとどまっていられたかどうかわからない。 そういう意味でもやはり人生に影響を与えた1冊だったのだ。