GTDはGetting Things Doneの略だ。 日本語に直すと「やることをちゃんとやる」というようなニュアンスだが、 この言葉をそのままタイトルにしたTime Management、自己管理術（といっていいんだろうな）の本が発表されたのが、２００１年、 以後、多くの信者を生み出している。
GTDを実践するのにPDA(Personal Digital Assistant)がどのように使えるかについては、原著者のDavid Allenも、Palm標準のTask (ToDo)をプロジェクトリストに使える(場合もあるだろう）くらいしか言っていない。 道具がなんであれ、自分に適していて、すばやく、簡単にそして楽しく利用できるものであれば、使うものは何でも使えばよい、というスタンスだからだ。
しかもプライオリティをつけるための仕組みをつくるのは時間の無駄だ、と説いている。(Priorityが必要ない、と言っているのではない）
PDAが紙のシステムより優れているのは、例えば同じtask itemを瞬時に@Officeから@waitingに切り替えることができる事だ、くらいしか書いていない。（このGTDの中核をなすcontextの思想については後述）
原著の後半で、「Palmを空港でいじっているうちに素晴らしいアイデアが生まれた。」という記述があるが、 これもGTDシステムを使うことにより、という流れの中の話。
要は、道具はどうでも良い。問題はそれを運用するシステムだ。
ということだ。
とはいうものの、折角Palmを持っている。 それもゲーム専用としてではなく、知的生産性の向上のために。 で、 GTDが知的生産性を上げるシステムだ、というのなら、Palmを使ってGTDをやってみようか、と考えるのは人のさがと言う物。
Palmが昔の電子手帳みたいに、標準搭載のアプリしか使えない道具というなら、そのアプリをどう活用するか、の工夫に労力を注ぐが、使えるアプリの数も多く、それぞれのアプリが特徴をもっているツールであるので、自分で自分なりのGTDシステムを構築することを考えなくてはならない。
「余分なアプリは購入しない。 標準搭載アプリだけで活用する」というのもひとつの見識で、いわゆるBasic 4なアプリを利用してGTDを運用していくことももちろんできるだろう。
一方では特定のアプリを中心にしてGTDの活用を図っている方達もいるみたいだ。
いるみたいだ、というのは、こういう人たちはそれぞれのホームページとかブログで、「自分はこうやっているんだよー。」と宣伝していたりする。 また、LifeBalanceとか NoteStudioのフォーラムでは、GTDに特化したシステムの話題で盛り上がったりしているのでそれと知れるわけ。
どのアプリを用いても、一概に言えるのは、Contextにより、Taskの表示を切り替えるという考え方。 これがGTDの根幹をなしているから、当たり前だが、 Stress-Freeの生産性向上をねらうなら、Tasklistからの次にやることの選定は、以下の順でやることになっている。
- コンテクスト
- 時間があるか
- 今やる気力があるか [全部ここで駄目になりそうだ（爆）]
- 重要度(Priority)
GTDを知らない人にこのコンテクストの概念を簡単に説明すると、”カレーライスを自宅で作る”というtaskのコンテクストは”@家”にあり、”@職場”ではいくらタスクリスト上にあっても、アクションがとれない。 ということだ。 できないことに悩んでもしょうがないので、職場で見るリストには表示しないほうがすっきりする。 これはtask listなどにdefaultで入ってくる”Personal”,”Business”というカテゴリーの分け方とは少し違う。 Personalなtaskでも職場でできる事であれば、そのコンテクストは@職場にあるからだ。
ついでに言うと、家に帰ってカレーを作ろうと思ったらルーが無い、というのでは困るので、実は上のタスクは”今夜、自宅でカレーを食べる”という”Project”の一部だ。 Projectは、実行可能なＴａｓｋまでとことんバラスことになっていて、”ルーとジャガイモを買ってくる”Taskは”@買い物”というコンテクストに属する事になる。
一般的なコンテクストとしてDavid Allenが挙げている項目は
電話、コンピューター、買い物、職場、日程（会議、面談など）、読書・れびゅーなどだ。 個人によって、項目を足したり、省略したりする。
標準搭載アプリのtask（ToDo)でコンテクストとプロジェクトの両方の管理をすることは、もちろん可能だ。
その場合、カテゴリーとしては以下のような感じになるだろう。
- Project (個人）
- Project (仕事）
- @自宅
- @職場
- @電話
- @PC
- @買い物
- @読書など、カテゴリーを切り替えながらＴａｓｋ管理、プロジェクト管理をする。 日程関係はCalendarを使えばよさそうだ。
カテゴリーが１６項目しか設定できないという標準アプリの制約があるので、Projectの分類を子供、妻、家庭、財形、などどんどん多項目化し、さらにコンテクストでも@電車通勤、@夜勤、@家の中、@家の外、@週末などとだんだん増やしてくると対応できなくなってくる。
さらにTask項目はプロジェクトを分解したものだということであれば、階層化したくなるのが人情というもの。 そこで、BonsaiとかProgectなどのTaskに連携できるOutlinerを使う人が出てきた。
Project listをこれらのアウトライナーに入力しておき、その下にTask項目をぶら下げ、次に行うべきTask項目についてはTodoとリンクしておくようにチェックを入れると、Taskが標準搭載アプリのリスト上に追加される。 チェックを外すと、標準搭載アプリからは削除される。
自分はTask管理にはLifeBalanceを使ってきた。 LifeBalanceはタスク入力はアウトライン表示で入れていくが、Taskの表示はリスト表示になる、というものだ。 そしてこのタスクリストはPlaceという項目で区分わけできるようになっている。カテゴリーと同じだが、項目数に制限が無いし、OpenとＣｌｏｓｅ時間を指定することによって、例えば夜の７時以降、朝７時前は＠職場のTaskは表示させないような設定が可能だ。 さらにPlaceは他のPlaceを包含させることができるので、多項目のPlace（カテゴリー）を同時表示させることも可能。 このlifeBalanceの詳細な説明についてはここにManksさんが非常にわかりやすく書いてくれている。
さて、LifeBalanceを使っているときに”@買い物”のタスク一覧を見たときに”ジャガイモを買う”のは何のためか？ということを思い出すにはOutline表示に切り替えて親タスクを見る必要がある。（BonsaiではBackLinkで確認する） この例はまだしも、仕事のプロジェクトにおいて、例えば”見積もりの見直し”なんてTask項目が何件もあったりした場合、それが、どのプロジェクトの項目か、どのフェーズでのアクションか、などを確認するのに一々Outline表示に切り替えるのは面倒だし、 Outline表示にしたって、プロジェクトのすべてがわかるとは限らない。LifeBalanceはTask Outlinerだから、Ｐｒｏｊｅｃｔの内容などのタスク項目以外のプロジェクト情報はどこか他においておかなければならない。 Task Noteに記入しておけばよいが、容易に検索できるものでもない。 またアウトラインにこだわると、TLI(Top Level Item)は自分の役割を書き込み（例：エンジニアの仕事、よき父親、家の財形管理、など） その下にそれぞれの役割に属する親プロジェクトをおき、さらにその下にサブプロジェクトがあり、そのまた下にプロジェクト、ということで、階層がどんどん深くなり、管理するのが大変になってくる。
などということを不便に感じた人たちがLifeBalanceなどのアウトライナーからNoteStudioに逃亡したらしい。
NoteStudioはPalm上でWikiを実現できるアプリだが、まずGTDというブックを作成し、その「本」のなかで１プロジェクトにつき、ページを１枚作成し、そのプロジェクトに関連したことは何でもそのページに書き綴っていく。 そして Next Action(次にやる項目）をひとつだけ決め、 その項目の前に[@Office]などとタグをつける。 こんな感じ
Project A子 （ページ名Project A子）
このプロジェクトは世界一強い女の子と友達になるのが目標。
ステップ１： C子と友達になる。
ステップ２： [@Home]Ｂ子のお弁当つくりを手伝う。
ステップ３： 学校で待ち伏せる
ホームページにもどると、コンテクストのリストがあり、ここにも[@Home]の表示があるわけだが、 NoteStudioの優れたところは、このタグをタップandホールドすると[@Home]にリンクしている項目の一覧をその場で作成してくれることだ。 これで自宅で実行可能なタスクの一覧が生成される。
Backlinks for[@Home]
GTD
- [Project A子]Ｂ子のお弁当つくりを手伝う。
というように表示される。
リンクをタップすれば、 プロジェクトの全景が見えるようになっている、というしかけ。
実際にＮＳの画面を見ると、
と、なかなか美しく管理できるのだが、しばらく使っているとだんだん億劫になってくる。 表示モードは非常にすっきりしているのだが、見栄えにこると、ソースが複雑になるということだ。実際、上では綺麗に表示されるHome PageをEdit モードにすると こんなになる。
実際のタスク入力はEdit モードでやらなければならない。 新しいタスクの挿入位置を探すだけでも大変だ。
なんて事を感じた人たちが今度は MemoLeafに逃げたらしい。
Memoleafの検索モードは２種類あって、ひとつはタイトルだけの検索、もうひとつは全文を検索する。
よって、タイトルの付け方に規則性をもたせておけば、Proj-Homeなどのキーワードによるタイトル検索で、キーワードを含むすべてのページの一覧が表示される。
ページのどこかに書いてあるコンテクストを探す場合は全文検索を行うのだが、これによって最初に表示されるのはプロジェクトの名を冠したタイトル行だ。 画面上のほうにある目玉を押してやると該当する行が表示される。
キーバンクという、頻繁に使うキーフレーズを記憶させておく機能がバージョン４からは付加された。これでTeikeiDAなどの、外部アプリに依存する必要がなくなった。 Findでタイトル行と検索された行との切り替えができるのもバージョン４からの機能。
MemoLeafは標準搭載アプリのデータベースをそのまま使っているのでそういう意味ではなんとなく安心のところがある。見栄えはNoteStudioより見劣りするが。
で、さて自分はどうすることにしたかだが。
しばらくNoteStudioを試してみたが、結局Life Balanceに戻った。上の理由が主だが、日本語がまだ完全に通らない、ということもある。 ただし、NoteStudioを使っていく上でついた知恵もある。
GTDでは何か入力があったらとりあえずＩｎｂｏｘに全部入れておき、時間が空いたときにこれを整理することになっている。（ただし毎日）
以前はLifeBalanceそのものにＩＮＢＯＸというＴＬＩを作って使っていた。 ただし、 ここからＯｕｔｌｉｎｅの本来の位置に項目を移動するのが結構面倒であった。 ＩｎＢｏｘは気がついたときにさっとかけるメモパッドのようなもので代用すればよい、ということに気がついた。 DAでも適当なものがありそうだが、せっかくpToolsetをつかっているのだ。 １６ページあるＭａｇｉｐａｄのPage Fをインボックスと定義し、 画面上のタップ一発で表示できるようにした。 ここからＬｉｆｅＢａｌａｎｃｅのOutlineの適宜な位置への１行挿入はpScriptを使ってタップ２回で可能にしてある。
さらにlifeBalanceのProject 項目のノートにはメモのリンク先の記述を書くようにし、psLinkで、MemoLeafにProject Pageを作り、そこに飛ばすようにした。
長々と書いてきたが結論： MemoLeafのバージョン３から４へのアップグレードをとうとう購入してしまいました。 $7.00 でした。
GTDのさわりの部分にからめて、色々なアプリの使用法を書いてみた, が、ＧＴＤのこの部分はどうすんだ？と中身を知っている人ほどカバーできていない部分が見えるはず。 時間があったらまた書くつもり。
下に参考になるリンクをあげておく（ただし、英語）
LifeBalanceによるGTDの運用は開発もとのフォーラムで詳しく議論されている。
NoteStudioによる GTDの参考ページはこちら
Dogmelon(NoteStudioの開発元）によるGTDのデモはこちら
MemoLeafによるGTDの参考ページはこちら
